Obsługa wielu podmiotów Instalacja na własnym serwerze Jednorazowa opłata licencyjna
Twoja platforma współpracy z pracownikami i klientami
Pracownicy mają dostęp do swoich dokumentów
Użytkownicy mogą zgłaszać incydenty
Kierownicy zarządzają swoimi czynnościami
Kadry wystawiają i odwołują upoważnienia
A Ty sterujesz tym wszystkim!
Kluczowe funkcje
Rejestr czynności przetwarzania
Program wspiera prowadzenie Rejestru Czynności Przetwarzania (RCP) zgodnie z wytycznymi UODO. Rejestr zawiera wszystkie elementy, obowiązkowe, jak i dobrowolne, określone przez UODO i pozwala na stworzenie raportu identycznego jak zaproponowany przez urząd ochrony.
Upoważnienia
System pozwala na generowanie upoważnień bezpośrednio z programu. Upoważnienia mogą dotyczyć określonych czynności przetwarzania, programów czy zbiorów. Rejestr upoważnień pozwala na łatwy podgląd wydanych upoważnień oraz automatyczne anulowanie upoważnień.
Programy i zasoby
System umożliwia prowadzenie kompletnej listy wszystkich programów oraz innych zasobów (zbiory papierowe, nośniki danych). Dla każdego zasobu możemy określić stosowane zabezpieczenia oraz miejsce ich przetwarzania. Zasoby mogą być łączone z konkretnymi czynnościami RCP.
Blog informacyjny IOD
Strona startowa systemu jest to miejsce, w którym mogą być publikowane ważne informacje dla pracowników w formie bloga. Administrator i redaktorzy mogą zamieszczać tam artykuły, pliki graficzne lub video. Autor decyduje o widoczności danego wpisu.
Rejestr kategorii przetwarzania
IOD Inspektor umożliwia prowadzenie Rejestru Kategorii Przetwarzania zgodnie z wytycznymi UODO. Oba rejestry RCP i RKP zawierają wartości słownikowe, które raz zdefiniowane przez administratora mogą być używane wielokrotnie, co znacznie przyspiesza pracę.
Zbiorcze generowanie upoważnień
Upoważnienia mogą być wydane indywidualnie dla pojedynczych pracowników, jak i dla wielu z nich jednocześnie. Wygodną funkcją jest generowanie upoważnień dla całych grup lub działów, czyli osób o identycznym zakresie upoważnień.
Szkolenia
Dzięki tej funkcjonalności możemy wykazać się rzeczywistym zaangażowaniem pracowników w proces przetwarzania danych. Moduł umożliwia planowanie szkoleń, zapraszanie uczestników, prowadzenie listy obecności, udostępnianie materiałów oraz generowanie certyfikatów.
Elektroniczna akceptacja
Dokumenty generowane z systemu mogą być wyposażone w przycisk akceptacji treści dokumentu dzięki czemu możemy wymusić na pracowniku obowiązek potwierdzenia zapoznania się z treścią i śledzić stan dokumentu. Dokumenty bez podpisu otrzymują automatycznie status „Zaakceptowany”.
Ocena ryzyka
Jest to funkcjonalność, która umożliwia określenie czy dana czynność przetwarzania spełnia warunki tzw. wysokiego ryzyka, które nakazuje przeprowadzenie kompletnego DPIA. W module zawarto 12 kryteriów wysokiego ryzyka określonych przez UODO, ale możliwe jest także dodanie własnych.
Rejestr zbiorów
Choć prowadzenie rejestru zbiorów nie jest wymagane, to jednak zostało ono uwzględnione w systemie z przyczyn historycznych oraz pragmatycznych. Rejestr zbiorów może być przypisany do danych czynności przetwarzania, co pozwala uzyskać dodatkowe informacje o procesie.
Rejestr incydentów
W tej części systemu uprawnieni pracownicy mogą odnotowywać wszelkie incydenty związane z ochroną danych. Moduł umożliwia śledzenie obsługi incydentu oraz zawiera wszystkie elementy określone w przepisach, takie jak np. powiadomienie organu nadzorczego czy określenie konsekwencji.
Dowolny serwer
System IOD Inspektor może być zainstalowany zarówno na serwerze w sieci LAN bez dostępu z zewnątrz lub na serwerze zewnętrznym, np. u providera usług hostingowych. Drugie rozwiązanie jest szczególnie wygodne dla inspektorów danych świadczących usługi jako podmioty zewnętrzne na zasadach outsourcingu.
Szablony dokumentów
W systemie IOD Inspektor możemy zapisać nieograniczoną liczbę szablonów dokumentów, w tym także upoważnień i przypisać je do różnych kategorii. Elementy dynamiczne określone w szablonie wypełniają się automatycznie w czasie generowanie dokumentu (upoważnienia).
Miejsca i zabezpieczenia
Funkcja pozwala na zbudowanie drzewiastej struktury miejsc i lokalizacji oraz przypisania do nich stosowanych środków bezpieczeństwa. Lokalizacje możemy określić na dowolnym poziomie, np. miasto – budynek – piętro – pokój. Do lokalizacji możemy także przypisać jej funkcję.
Osoby i działy
IOD Inspektor wspomaga prowadzenie rejestru wszystkich pracowników. Mogą oni zostać przypisani do różnych grup, np. działów. Rozwiązanie to znacznie ułatwia zarządzanie pracownikami, ich przeglądanie oraz pozwala na automatyczne generowanie upoważnień dla całych grup czy działów.
Integracja z Active Directory
IOD Inspektor umożliwia integrację z kontrolerem domeny Microsoft Active Directory, co pozwala na automatyczne zarejestrowanie w systemie pracowników tam zdefiniowanych i ich okresową aktualizację. Kolejną korzyścią jest stosowanie single-sign-on, dzięki czemu osoba loguje się automatycznie.
Wymagania techniczne
1. System operacyjny Linux lub ewentualnie Windows.
2. Serwer w sieci LAN lub u dowolnego dostawcy usług hostingowych.
3. Zainstalowany Apache, MySQL, PHP 7.x lub nowszy (np. w darmowym pakiecie XAMPP dla Windows).
4. Zainstalowany CMS WordPress w wersji 5.4 lub wyższej.
5. Zalecane parametry serwera: 4 rdzenie >=2GHz, RAM 8GB lub więcej.
6. Zalecana przeglądarka internetowa Chrome lub Firefox.
7. Zalecana rozdzielczość ekranu 1920 x 1080 lub wyższa.