Nowe funkcje:

Autonumeracja dokumentów – możliwość zdefiniowania wielu liczników, w różnych formatach i wstawianie ich do dokumentów. Więcej o autonumeracji pisaliśmy tutaj>

Wycofanie upoważnień – możliwość wycofania dowolnego upoważnienia z poziomu widoku dokumentów.

Wywołania akcji wycofania dokumentu automatycznie utworzy dokument wycofania wg dowolnego szablonu.

Wycofanie dokumentów spowoduje „odłączenie” użytkownika od powiązanych z nim elementów: programów, czynności przetwarzania, kategorii przetwarzania.

Szczegóły dokumentu – dodaliśmy kartę szczegółów, wyświetlającą powiązane z dokumentem elementy w postaci hiperłączy.

Ponadto, dokument wycofania wskazuje na upoważnienie, które odwołuje co jest widoczne w szczegółach oraz na samym dole dokumentu.

Dodatkowo, dodaliśmy graficzne zróżnicowanie statusu upoważnień dla upoważnień aktywnych, wycofanych oraz dokumentów wycofania:

Artykuł Upoważnienia do przetwarzania i wycofania – nowy moduł Dokumenty pochodzi z serwisu Program dla IOD - IOD Inspektor.

Jak to działa?

1. W systemie możemy stworzyć dowolną liczbę form numeracji, np. różne dla różnych typów dokumentów. Sekwencje numeracji definiujemy w IOD Inspektor > Ustawienia > Numeracje
2. Do dyspozycji mamy następujące wartości, które mogą być użyte do stworzenia danego sposobu numerowania:
   – rok {year}
   – miesiąc {month}
   – dzień {day}
   – numer {number} – wartość obowiązkowa.
   Oczywiście do numeru możemy dodać również dowolny tekst, np. oznaczenie działu czy dokumentu.
   Dla przykładu – jeśli chcemy stworzyć numerację w postaci UPO-numer/miesiąc/rok-ADM, to wpis będzie wyglądał tak: „UPO-{number}/{year}/{month}-ADM”, co zostanie zmienione w trakcie generowania dokumentu na UPO-101/2022/7-ADM.
   
3. WAŻNE: w definicji licznika ustawiamy wartość początkową (aktualna wartość), od której ma biec autonumeracja. Jest to szczególnie istotne jeśli mamy juz ponumerowane dokumenty poza systemem, a teraz chcielibyśmy kontynuować w IOD Inspektor i zachować ciągłość numeracji.
4. W dokumencie lub w szablonie dokumentu wstawiamy numerację poprzez kliknięcie guzika „Wstaw numerację”.
5. Wybieramy z listy dostępnych – wcześniej zdefiniowanych systemów numeracji, których może być wiele.
6. Do dokumentu zostanie dodany shortcode [sequnence id=x], który zostanie potem zastąpiony kolejnym numerem zgodnie z wybranym wcześniej formatem numeracji.
7. Po utworzeniu dokumentu – wysłaniu – wprowadzony wcześniej shortcode zostanie zamieniony na kolejny numer zgodnie z wcześniej zdefiniowanym sposobem numeracji.

Artykuł Automatyczna numeracja upoważnień i dokumentów pochodzi z serwisu Program dla IOD - IOD Inspektor.

W skrócie:

• ocena procesów pod kątem wystąpienia wysokiego ryzyka z uwzględnieniem kryteriów PUODO
• szybka i wygodna ocena skutków przetwarzania (DPIA)
• możliwość analizy ryzyka dla grup czynności
• zgodność z RODO art. 35
• ułatwienie procesu dzięki integracji z rejestrem czynności przetwarzania
• powiązanie analizy z pozostałymi elementami systemu: osobami, programami, incydentami
• możliwość podpinania załączników

Ocena ryzyka

Jak czytamy w ust. 1 art. 35 RODO administrator dokonuje oceny skutków planowanych operacji przetwarzania dla ochrony danych osobowych dla tych rodzajów przetwarzania, które z dużym prawdopodobieństwem mogą powodować wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych.

Z zapisu tego wynika, że w pierwszym kroku należy dokonać oceny czy dana czynność wiąże się z wysokim ryzykiem, o którym mowa powyżej.

W tym celu posłużymy się katalogiem czynności, które PUODO uznał za te, które takie ryzyko mogą powodować. Pełny wykaz tych czynności został opublikowany w Monitorze Polskim 2019 R. Poz. 666 https://monitorpolski.gov.pl/MP/2019/666.

Decyzja czy dana czynność będzie powodowała wysokie ryzyko naruszenia, w gruncie rzeczy należy od nas. W zależności od przyjętych zasad możemy uznać, że wysokie ryzyko będzie występowało wówczas, gdy co najmniej jedno kryterium będzie spełnione. We wspomnianym komunikacie PUODO stwierdza się, że „Co do zasady, przetwarzanie spełniające przynajmniej dwa z niżej wymienionych kryteriów będzie wymagać oceny skutków dla ochrony danych.” W istocie jednak decyzja należy do nas.

Oceny ryzyka dokonujemy w oknie edycji danej czynności przetwarzania w zakładce 6. Ocena ryzyka, jak pokazano poniżej.

Wyniki przeprowadzonej oceny ryzyka zobaczymy na liście czynności w kolumnie Ryzyko. Kolorami rozróżnione liczbę spełnionych kryteriów: 0 – zielony, 1 – pomarańczowy, >1 – czerwony. Dla przejrzystości dodatkowo podano także liczbę spełnionych kryteriów.

W kolumnie DPIA pokazano wynik oceny skutków DPIA oraz datę jego przeprowadzenia.

Po dokonaniu oceny czy ryzyko uznaliśmy za wysokie możemy przystąpić do oceny skutków dla ochrony danych.

Ocena skutków dla ochrony danych (DPIA)

W celu wykonania oceny skutków, wybieramy czynność z rejestru przetwarzania i klikamy w ikonkę DPIA znajdującą się w kolumnie DPIA lub z głównego menu po lewej stronie wchodzimy do modułu DPIA.

Po przejściu do modułu DPIA zobaczymy wykaz wszystkich inspekcji, które zostały już przeprowadzone, jak również możemy dodać nową, klikając w znak + na górze.

Wynik przeprowadzonych analiz wskazuje datę przeprowadzenia inspekcji a wartość zróżnicowano kolorami.

Tworząc nową inspekcję podajemy nazwę naszej inspekcji, wybieramy czynność lub wiele czynności, podajemy daty rozpoczęcia / zatwierdzenia oraz osoby przeprowadzające dane sprawdzenie.

Następnie przechodzimy do sekcji Zgodność przetwarzania i oceniamy poszczególne czynniki, decydujące o zgodności przetwarzania z prawem i zawierające informacje o niezbędności przetwarzania oraz czy jest ono proporcjonalne do celów przetwarzania, co jest wymogiem określonym w ust. 7 art. 35 RODO.

Dodatkowo do każdego kryterium możemy dodać komentarz, klikając w ikonkę ołówka po prawej stronie.

W kolejnym kroku możemy przystąpić do oceny ryzyka.

Ocenę ryzyka przeprowadzamy dla trzech grup ryzyka:

• Poufności danych, czyli ryzyko nieupoważnionego dostępu do danych
• Integralności danych, czyli ryzyko niepożądanej modyfikacji danych
• Dostępności danych, czyli ryzyko przypadkowego lub niezgodnego z prawem usunięcia danych

Wartość ryzyka oceniamy jako iloczyn wartości skutków dla ochrony i prawdopodobieństwo jego wystąpienia. W IOD Inspektor przyjęto 3-stopniową skalę: 1 – niskie, 2 – średnie, 3 – wysokie.

W IOD Inspektor oceny tej dokonujemy w zakładce Ocena ryzyka.

Najpierw określamy ocenę (wartość) skutków, wybierając jedną z 3 opcji (niskie, średnie, wyskie).

Następnie określamy prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka.

Mamy tu do dyspozycji 2 opcje:

• Opcja szybka – prawdopodobieństwo wystąpienia (zbiorczo)
• Opcja szczegółowa – szczegółowa ocena prawdopodobieństwa wystąpienia

Przy wybraniu opcji szczegółowej, wyświetlona zostanie lista konkretnych zagrożeń, dla których indywidualnie prawdopodobieństwo zostanie określone. Dla każdej grupy ryzyka określone odrębe listy potencjalnych zagrożeń.

Procedurę tę przeprowadzamy dla wszystkich 3 grup ryzyka: poufności, integralności i dostępności

Po zakończeniu procedury uzyskujemy wynik końcowy wyliczony jak na matrycy wskazanej powyżej. Ogólna ocena ryzyka jest natomiast oceną zbiorczą wyliczoną w ten sposób, że jest ona równa najwyższej wartości ryzyka uzyskanej w poszczególnych grupach ryzyka.

Ostatnim etapem procedury jest wskazanie sposobów postępowania z ryzykiem w poszczególnych grupach. Mamy do wyboru 3 wartości:

• akceptacja,
• wymagane są zmiany,
• wymagane są natychmiastowe zmiany

Określamy jaką decyzję podejmujemy odnośnie sposobu postępowania z ryzykiem i opisujemy szczegółowe zalecenia dla poszczególnych grup ryzyka.

Dodatkowo w zakładce Powiązane pliki możemy podłączyć dodatkowe załączniki zawierające np. bardziej szczegółowe informacje, protokoły, zdjęcia itp.

Na zakończenie uzyskujemy raport z procedury DPIA dla czynności, które zostały nią objęte.

Warto zwrócić uwagę, że Szczegóły czynności takie jak cel przetwarzania, kategorie osób, podstawa prawna nie były przez nas edytowane. Zostały one automatycznie skopiowane z informacji znajdujących się w rejestrze czynności. Informacje te są prezentowane oddzielnie dla każdej czynności.

Kolejnym ułatwieniem w IOD Inspektor jest linkowanie elementów powiązanych. W tym przypadku będą to osoby, programy i incydenty. Dzięki temu jednym kliknięciem możemy przenieść się do szczegółów danego elementu.

W dalszej części raportu znajdujemy wynik przeprowadzonej analizy.

Artykuł Jak przeprowadzić analizę ryzyka i ocenę skutków dla ochrony danych (DPIA) pochodzi z serwisu Program dla IOD - IOD Inspektor.

IOD Anonimizator to program przeznaczony do anonimizacji danych osobowych występujących w dokumentach elektronicznych. Program automatycznie wykrywa dane osobowe, takie jak imię, nazwisko, adres, nr telefonu, adres email i inne, a następnie dokonuje ich ukrycia automatycznie lub pozostawia decyzję operatorowi programu.

Wysoka skuteczność

Wykrycie określonych danych osobowych następuje poprzez rozpoznanie tekstu metodą OCR oraz algorytmy zdefiniowane indywidualnie dla poszczególnych rodzajów danych.

Bogate słowniki

Do jednoznacznej identyfikacji danych osobowych program IOD Anonimizer wykorzystuje bogate słowniki, zawierające: imiona, nazwiska, nazwy regionów (tj. dzielnice, miasta, powiaty, województwa) oraz nazwy ulic.

Własne słowniki użytkownika

Mimo, że wspomniane słowniki zawierają blisko osiemdziesiąt tysięcy elementów, może dojść do sytuacji, w której pewnych wpisów zabraknie. W takim przypadku Użytkownik ma możliwość uzupełnienia słowników systemowych własnymi wartościami.

Współdzielenie słowników

Słowniki zdefiniowane przez użytkownika zapisywane są w formie pliku, który może być współdzielony z innymi użytkownikami. Dzięki temu osoby pracujące w tej samej organizacji są w stanie szybko stworzyć słownik odpowiadający większości ich potrzeb.

Wymagania systemowe:

• System operacyjny Windows / 7 Sp1 / 8.1 / 10
• Procesor x64 (min. 4 rdzeniowy)
• Pamięć RAM 8GB

Artykuł IOD Anonimizator – program do anonimizacji danych pochodzi z serwisu Program dla IOD - IOD Inspektor.

Dostęp do systemu wszystkich uczestników

System został stworzony w oparciu o technologie webowe i jest przeznaczony do zainstalowania na serwerze, do którego dostęp ma oczywiści inspektor ochrony danych, ale mogą również mieć pozostali pracownicy, jak np. osoby, którym wystawiane są upoważnienia, dział kadr czy wreszcie administrator danych ADO.

Do pracy z programem wystarczy przeglądarka internetowa.

W zależności od przyznanych uprawnień użytkownicy mogą mieć dostęp do dokumentów, w tym upoważnień, do rejestru czynności i kategorii, mogą zgłaszać incydenty.

Serwer może być zlokalizowany zarówno we wnętrzu sieci LAN – bez dostępu z zewnątrz – jak również na dowolnym serwerze zewnętrznym. Można do tego celu wykorzystać usługi dowolnego dostawcy usług hostingowych, takich jak home.pl, nazwa.pl, itp. To drugie rozwiązanie będzie szczególnie atrakcyjne dla firm świadczących usługi inspektora ochrony danych dla podmiotów trzecich na zasadach outsourcingu.

Świadczysz usługi IOD? Stwórz własną „chmurę” w oparciu o IOD Inspektor

Dla firm i osób świadczących usługi IOD na zasadach outsourcingu, IOD Inspektor może stać się wygodną platformą do obsługi wielu podmiotów.

Przykład: firma XYZ świadczy usługi IOD na 10 różnych podmiotów. Firma dysponuje domeną np. inspektordanych24.pl

W jaki sposób sprawić, aby IOD Inspektor stał się platformą do obsługi tych wszystkich podmiotów:

1. Wykup usługę hostingu u zewnętrznego providera, o ile nie dysponujesz własnym serwerem.
2. W swojej domienie, np. inspektordanych24.pl, zainstaluj środowisko WordPress.
3. W graj pliki programu (wtyczki) do środowiska WordPress i aktywuj.
4. Skonfiguruj IOD Inspektor – zdefiniuj podmioty.
5. Dodaj do systemu pracowników z podmiotów, które obsługujesz.

Et voilà !

Od tej chwili każdy z użytkowników, który wejdzie na Twoją stronę – po zalogowaniu i w zależności od przyznanych uprawnień – będzie miał dostęp do obszarów wynikających z jego uprawnień. Np. do dokumentów (w tym upoważnień), rejestru czynności, zgłoszeń incydentów.

IOD Inspektor to nie tylko sama aplikacja. Jest to miejsce poprzez, które inspektor może udostępniać najważniejsze informacje na temat przepisów, zasad bezpieczeństwa czy innych wewnętrznych procedur.

Ponadto, moduł Szkolenia daje możliwość planowania szkoleń oraz zapraszania na nie uczestników. Dzięki programowi możliwe jest także udostępnianie materiałów szkoleniowych w formie elektronicznej. Po zakończonym szkoleniu istnieje możliwość automatycznego wygenerowania certyfikatów ukończenia szkolenia.

Powyższa funkcjonalność oraz ogólna idea pracy z systemem umożliwiają Inspektorowi wykazanie się z obowiązku ciągłego i aktywnego włączania pracowników w proces ochrony danych oraz podnoszenia ich wiedzy i świadomości.

Dlaczego WordPress

To często zadawane nam pytanie. Już odpowiadamy 🙂

1. Łatwość obsługi

WordPress jest banalnie prosty w instalacji. Wystarczy średnia lub niska wiedza techniczna, aby móc zainstalować środowisko w 1 prostych krokach: (1) skopiowanie plików WP na serwer przy użyciu FTP, (2) uruchomienie na serwerze bazy danych i podanie danych dostępowych w trakcie instalowania WP, (3) określenie danych logowania.

Cały proces instalacji oraz pracy z WP jest szczegółowo opisany także w języku polskim: https://pl.wordpress.org/

Jak wspomniano, po zainstalowaniu WordPressa, w celu uruchomienia IOD Inspektor należy skopiować pliki aplikacji do folderu /wp-content/plugins/.

2. Bezpieczeństwo

Tak, wiem. Często słyszy się, że WP nie jest bezpieczny. Nie jest to prawdą! Jak każdy inny system, także WordPress może zostać zhackowany. Wszystko zależy od tego w jaki sposób go zabezpieczymy i jakich reguł bezpieczeństwa będziemy przestrzegali.

Na korzyść WordPressa na pewno przemawia jego ogromna popularność! Społeczność złożona z milionów użytkowników na całym świecie, każdego dnia udoskonala system i błyskawicznie reaguje na wszelkie wykryte podatności środowiska. Dzięki temu jakakolwiek dziura w systemie jest od razu łatana i udostępniana wszystkim użytkownikom do automatycznego zainstalowania.

Sprawia to, że platforma WordPress jest niejednokrotnie o wiele bardziej bezpieczna niż systemy chmurowe oferowane przez lokalnych dostawców, z których korzysta kilkaset lub kilka tysięcy podmiotów. Skala jest nieporównywalna!

3. Rozszerzenia, pluginy, dokumentacja

W zależności od indywidualnych potrzeb mamy dostęp do tysięcy pluginów, które znacząco mogą zwiększyć użyteczność naszej instalacji w zależności od potrzeb. Ich instalacja jest niezwykle prosta. Wystarczy wyszukać potrzebny plugin a następnie wgrać na serwer przez FTP lub bezpośrednio z panelu administracyjnego. Przykładem takiego użytecznego plugina będzie wtyczka do okresowego wykonywania back-up’ów systemu (UpdraftPlus Backups).

WordPress oferuje ponadto bardzo szczegółową dokumentację, która jest dodatkowo wzbogacana przez samych użytkowników poprzez publikowanie artykułów, tutoriali oraz filmów.

4. WordPress jest za darmo

WordPress jest za darmo i to wszystko w tym temacie.

Artykuł IOD Inspektor – program dla IOD pochodzi z serwisu Program dla IOD - IOD Inspektor.