1. Przez panel administracyjny WordPressa

W tym celu logujemy się do naszej instalacji WordPressa i przechodzimy do panelu administracyjnego – Kokpitu a następnie do pozycji menu Wtyczki. Jeśli dostępna jest aktualizacja, to zobaczymy tę informację jak pokazano poniżej.

Następnie wybieramy opcję Uruchom aktualizację. WordPress sam powinien pobrać i zapisać odpowiednie pliki.

Uwaga: w przypadku braku możliwości wykonania aktualizacji automatycznej należy sprawdzić czy program IOD Inspektor ma aktywne wsparcie serwisowe. Możemy to sprawdzić przechodząc w kokpicie WordPressa do pozycji Konfiguracja IOD > Licencja a następnie sprawdzamy datę serwisu w pozycji „Wsparcie techniczne do: „

W przypadku braku aktywnego wsparcia prosimy o kontakt.

2. Poprzez skopiowanie plików za pomocą FTP

Pobieramy plik ZIP z zawartością wtyczki IOD Inspektor i po rozpakowaniu kopiujemy (nadpisujemy) folder IOD Inspektor do lokalizacji na serwerze wp-content/plugins/

Artykuł Jak zainstalować aktualizację pochodzi z serwisu Program dla IOD - IOD Inspektor.

Jak to działa?

1. W systemie możemy stworzyć dowolną liczbę form numeracji, np. różne dla różnych typów dokumentów. Sekwencje numeracji definiujemy w IOD Inspektor > Ustawienia > Numeracje
2. Do dyspozycji mamy następujące wartości, które mogą być użyte do stworzenia danego sposobu numerowania:
   – rok {year}
   – miesiąc {month}
   – dzień {day}
   – numer {number} – wartość obowiązkowa.
   Oczywiście do numeru możemy dodać również dowolny tekst, np. oznaczenie działu czy dokumentu.
   Dla przykładu – jeśli chcemy stworzyć numerację w postaci UPO-numer/miesiąc/rok-ADM, to wpis będzie wyglądał tak: „UPO-{number}/{year}/{month}-ADM”, co zostanie zmienione w trakcie generowania dokumentu na UPO-101/2022/7-ADM.
   
3. WAŻNE: w definicji licznika ustawiamy wartość początkową (aktualna wartość), od której ma biec autonumeracja. Jest to szczególnie istotne jeśli mamy juz ponumerowane dokumenty poza systemem, a teraz chcielibyśmy kontynuować w IOD Inspektor i zachować ciągłość numeracji.
4. W dokumencie lub w szablonie dokumentu wstawiamy numerację poprzez kliknięcie guzika „Wstaw numerację”.
5. Wybieramy z listy dostępnych – wcześniej zdefiniowanych systemów numeracji, których może być wiele.
6. Do dokumentu zostanie dodany shortcode [sequnence id=x], który zostanie potem zastąpiony kolejnym numerem zgodnie z wybranym wcześniej formatem numeracji.
7. Po utworzeniu dokumentu – wysłaniu – wprowadzony wcześniej shortcode zostanie zamieniony na kolejny numer zgodnie z wcześniej zdefiniowanym sposobem numeracji.

Artykuł Automatyczna numeracja upoważnień i dokumentów pochodzi z serwisu Program dla IOD - IOD Inspektor.

Jak się okazuje, w wielu przedsiębiorstwach poza typowymi szkoleniami występuje często konieczność rejestrowania faktu zapoznania się przez pracowników z obowiązującymi procedurami i politykami.

Jest to szczególnie ważne w obecnych czasach, gdy wiele osób pracuje zdalnie i odbieranie papierowych, osobiście podpisanych dokumentów może być problematyczne. Przy użuciu modułu Dokumentu możemy łatwo opublikować dowolne procedury, polityki lub materiały szkoleniowe, a użytkownicy potwierdzą zapoznanie się z nimi poprzez akceptację dokumentu.

IOD Inspektor pozwala łatwo osiągnąć ten efekt z wykorzystaniem modułu Dokumenty.

Poniżej omówimy:

1. W jaki sposób opublikować informacje o obowiązujących politykach i procedurach. Jak zamieścić informacje dodatkowe, jak np. materiały szkoleniowe, prezentacje, poradniki video.
2. Jak poinformować zainteresowanych o miejscu publikacji oraz odebrać od nich poświadczenie o zapoznaniu się i zobowiązanie do przestrzegania obowiązujących zasad.

Publikacja procedur i polityk lub innych ważnych informacji

W tym celu wykorzystamy standardową funkcjonalność WordPressa polegającą na tworzeniu wpisów (postów) lub stron.

Jest to opcja, którą możemy pominąć jeśli tworzymy zwykły dokument, którego fakt akceptacji chcemy zarejestrować. W takim przypadku można od razu przejść do kolejnej sekcji „Poinformowanie pracowników i odebranie oświadczeń o zapoznaniu się„.

1. Warto uprzednio utworzyć specjalną kategorię dla tego typu wpisów. Ja nazwałem ją „Polityki i procedury”. Ułatwi to późniejsze zarządzanie wpisami w tej kategorii. Opcjonalnie można także utworzyć podkategorie w których będziemy publikować wpisy dotyczące określonych obszarów. Dla przykładu: Ochrona danych osobowych, Cyber-bezpieczeństwo, Polityka haseł, itp. Dobrym pomysłem wydaje się także stworzenie podkategorii Archiwum, gdzie będziemy w przyszłości przenosić nieaktualne wersje polityk. Kokpit WP > Wpisy > Kategorie
   
2. Tworzenie dokumentu – wpisu – artykułu. Z panelu administracyjnego wybieramy Wpisy > Dodaj nowy
3. Tworzymy dokument nadając tytuł i tworząc treść oraz umieszczamy wpis w określonej kategorii. Dokument tworzymy w zależności od celu i potrzeb. Korzystając ze standardowych funkcji WP poza samym tekstem, możemy opublikować obrazki, pliki video oraz linki do innych wpisów, np. bardziej szczegółowych polityk umieszczonych w podkategoriach.
4. Publikujemy artykuł.
5. Artykuł został opublikowany na stronie głównej Start.
6. Opcjonalnie można również utworzyć pozycję Menu, czyli stronę grupującą wpisy z danej kategorii. W tym celu w panelu administracyjnym WP wybieramy Wygląd > Menu > Kategorie > wybieramy kategorię i zapisujemy menu.
7. Opcjonalnie można również utworzyć pozycję w pasku boczny używając do tego Widżetów. W tym celu w panelu administracyjnym WP wybieramy Wygląd > Widgety > Kategorie LUB np. tworzymy widget tekstowy, do którego wklejamy linki do artykułów. W celu umieszczenia widgetu łapiemy go myszką z listy po lewej i opuszczamy w obszarze wysuwany sidebar. Uwaga: w razie problemów z edycją widżetów polecamy zainstalowanie bezpłatnej wtyczki Classic Widgets.
8. W ten sposób opublikowaliśmy artykuł, do którego będziemy linkować i pobierać oświadczenia pracowników o zapoznaniu się, o czym w dalszej części.

Poinformowanie pracowników i odebranie oświadczeń o zapoznaniu się – akceptacji

W tym celu posłużymy się funkcjonalnością Dokumenty aplikacji IOD Inspektor.

Tworzenie szablonu:

1. Dokument możemy stworzyć ad-hoc lub wykorzystać szablon.
2. W celu stworzenia szablonu w aplikacji IOD Inspektor przechodzimy do menu Ustawienia (może wystąpić konieczność ponownego zalogowania się) > następnie wybieramy Szablony > klikamy znak „+” w celu utworzenia nowego szablonu.
3. Tworzymy szablon dokumentu. Dobrym pomysłem jest umieszczenie szablonu w odpowiedniej kategorii, co uporządkuje zbiór szablonów.
4. W szablonie (a także w dokumencie) mamy do wykorzystania szereg skrótów („WSTAW SKRÓT >>”, które po wstawieniu wypełnią się danymi automatycznie. W naszym przypadku najważniejszym będzie skrót wstawiający przycisk akceptacji: [accept_button label=”dowolny_tekst_guzika”]. Jego kliknięcie przez adresata zmieni status dokumentu na zaakceptowany.
5. Po zakończeniu klikamy ZAPISZ I ZAKOŃCZ (prawy górny róg)

Tworzenie dokumentu

1. W celu utworzenia właściwego dokumentu, przechodzimy do menu Dokumenty a następnie wybieramy znak „+” w celu utworzenia nowego dokumentu.
2. Tworzymy dokument:
   • Tytuł (w tym przypadku tytuł został nadany zgodnie z tytułem artykułu, który utworzyliśmy w poprzedniej części)
   • WAŻNE Typ dokumentu: Inny
   • Okres ważności: wybieramy datę od kiedy ma obowiązywać
   • Koniec obowiązywania: pozostawiamy bezterminowo lub wskazujemy datę końca gdy jest ona znana
   • Wybieramy odbiorców (zasoby, czynności, kategorie zostawiamy puste, ponieważ nie mają one zastosowania w tym przypadku)
   • Wczytujemy uprzednio przygotowany szablon
   • Edytujemy treść dokumentu wg uznania
   • W treści umieściłem link do artykułu na blogu, utworzonego poprzednio, zawierającego szczegółowe informacje, odnośniki do innych artykułów, materiały szkoleniowe, itp.
   • W ustawieniach zaawansowanych możliwe jest dodanie załączników i przypisanie do kategorii dokumentów.
   • Po zakończeniu klikamy ZAPISZ I ZAKOŃCZ (prawy-górny róg)
     
   • Do wyboru mamy: WRÓĆ DO EDYCJI – powrót do edycji, ZAPISZ I ZAKOŃCZ – dokument nie zostanie wysłany, ale będzie zapisany w sekcji Szkice, GENERUJ PODGLĄD – podgląd dokumentu, WYŚLIJ – utworzenie dokumentu lub serii dokumentów jeśli wskazano więcej niż jednego odbiorcę.
3. Po wysłaniu dokument pojawi się w liście dokumentów ze statusem „Oczekuje”, co oznacza, że adresat dokumentu jeszcze go nie zaakceptował.
4. Wysłanie dokumentu spowoduje również wysłanie email do odbiorcy dokumentu, informującego o dokumencie oczekującym na akceptację.
5. Zaakceptowanie dokumentu spowoduje zmianę statusu dokumentu oraz informacja ta zostanie odnotowana w jego treści. Wpisana zostanie data kaceptacj, imię i nazwisko użytkownika oraz jego pseudonim w systemie i adres IP.
6. Dodatkowo dokument pojawi się na karcie użytkownika w sekcji Dokumenty.

Artykuł Jak uzyskać elektroniczne potwierdzenie zapoznania się z polityką i procedurami pochodzi z serwisu Program dla IOD - IOD Inspektor.

Do organizowania szkoleń pracowników służy moduł SZKOLENIA.

Obejmuje on następujące funkcje:

• Zaplanowanie szkolenia
• Wysłanie zaproszeń email do uczestników
• Przeprowadzenia szkolenia
• Zarejestrowanie uczestników w formie listy obecności
• Wygenerowanie certyfikatów odbycia szkolenia do wysłania email lub do wydrukowania

ZAPLANOWANIE SZKOLENIA

1. Przechodzimy do modułu Szkolenia i klikamy znak „+” w celu utworzenia nowego szkolenia.
   
   
2. Wprowadzamy dane podstawowe:
   • Tytuł szkolenia
   • Prowadzący – wybór z listy użytkowników zdefiniowanych w systemie lub wpisanie danych osoby spoza listy
   • Określamy miejsce szkolenia, np. sala konferencyjna lub szkolenie on-line
   • Opis szkolenia – w tym miejscu podajemy informacje dodatkowe. Jeśli chcemy, aby w mailu z informacją dla uczestników znalazły się informacje dodatkowe, z którymi powinien się on zapoznać, to warto tu umieścić np. link do artykułu lub materiałów szkoleniowych.
     
     
3. Dodajemy uczestników
   • Przechodzimy do zakładki 2. Uczestnicy, klikamy znak + i wybieramy z listy osoby (grupę lub pojedyncze osoby), które wezmą udział w szkoleniu i klikamy „Wybierz”.
     
     
4. Podłączamy ewentualne załączniki – np. materiały szkoleniowe. Uwaga: zamiast dodawania załączników warto rozważyć stworzenie opisu szkolenia w formie artykułu WordPress, gdzie możemy opublikować wszystkie informacje, wstawić linki, zdjęcia czy pliki video.
   • Wybieramy plik z dysku i klikamy „Wgraj plik na serwer”. Po zakończeniu klikamy „Zapisz”.
     
     
5. Po zakończeniu utworzone szkolenie pojawia się na liście ze statusem „Oczekuje”
   
   

WYSŁANIE ZAPROSZEŃ DO UCZESTNIKÓW

System wyśle zaproszenia do wybranych osób na adres email zdefiniowany w ustawieniach Użytkowników.

1. Ustawienie szablonu zaproszenia

Treść zaproszenia (szablon) ustawiamy w panelu administracyjnym WP Konfiguracja IOD > Powiadomienia > Treść zaproszenia na szkolenie.

Do wykorzystania mamy skróty, które wstawione do treści zaproszenia zostaną automatycznie wypełnione informacjami określonymi w danych podstawowych szkolenia. Do dyspozycji mamy:

• [title] – tytuł szkolenia
• [description] – opis szkolenia
• [recipient] – imię i nazwisko uczestnika
• [lecturer] – imię i nazwisko prowadzącego
• [date] – planowana data szkolenia
• [place] – miejsce szkolenia

2. Wysyłka zaproszeń do uczestników

Z karty szkolenia klikamy w symbol koperty, co spowoduje wysłanie zaproszeń do uczestników szkolenia. Treść wiadomości zostanie wypełniona szczegółowymi danymi, które zdefiniowaliśmy w szablonie.

Na liście uczestników w kolumnie data wysłania zaproszenia pojawi się data wysyłki a uczestnicy otrzymają powiadomienie email:

PRZEPROWADZENIE SZKOLENIA

Po przeprowadzeniu szkolenia rejestrujemy w systemie datę jego przeprowadzenia.

W tym celu klikamy w ikonę kalendarza i podajemy datę.

Status szkolenia ulegnie zmianie i zapisana zostanie data szkolenia.

Następnie sprawdzamy obecność uczestników poprzez zmianę statusu w kolumnie Obecny na Liście obecności (domyślnie status nieobecny).

LISTA OBECNOŚCI

1. Pobranie listy obecności w formie pliku CSV lub do wydruku
   • Klikamy w guzik „Eksportuj” lub „Pobierz do wydruku”, co spowoduje zapisanie pliku na dysku.

CERTYFIKAT ODBYCIA SZKOLENIA

1. Szablon certyfikatu modyfikujemy w panelu administracyjnym WP Konfiguracja IOD > Powiadomienia > Treść dyplomu szkoleniowego. Do dyspozycji mamy skróty, które wypłnią się treścią automatycznie:
   • [title] – tytuł szkolenia
   • [description] – opis
   • [recipient] – odbiorca
   • [lecturer] – prowadzący
   • [date] – planowana data szkolenia
   • [training_date] – data przeprowadzenia szkolenia
   • [place] – miejsce szkolenia

2. Wysłanie certyfikatu email nastąpi poprzez kliknięcie w ikonę certyfikatu i zmieni się data w kolumnie Data wydania certyfikatu.

3. Uczestnicy otrzymają certyfikat odbycia szkolenia mailem.

4. Pobranie dokumentu certyfikatu (zbiorczo) do wydruku nastąpi po kliknięciu ikony drukarki, jak pokazano powyżej.

Artykuł Jak zorganizować szkolenie dla pracowników zdalnie pochodzi z serwisu Program dla IOD - IOD Inspektor.

W skrócie:

• ocena procesów pod kątem wystąpienia wysokiego ryzyka z uwzględnieniem kryteriów PUODO
• szybka i wygodna ocena skutków przetwarzania (DPIA)
• możliwość analizy ryzyka dla grup czynności
• zgodność z RODO art. 35
• ułatwienie procesu dzięki integracji z rejestrem czynności przetwarzania
• powiązanie analizy z pozostałymi elementami systemu: osobami, programami, incydentami
• możliwość podpinania załączników

Ocena ryzyka

Jak czytamy w ust. 1 art. 35 RODO administrator dokonuje oceny skutków planowanych operacji przetwarzania dla ochrony danych osobowych dla tych rodzajów przetwarzania, które z dużym prawdopodobieństwem mogą powodować wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych.

Z zapisu tego wynika, że w pierwszym kroku należy dokonać oceny czy dana czynność wiąże się z wysokim ryzykiem, o którym mowa powyżej.

W tym celu posłużymy się katalogiem czynności, które PUODO uznał za te, które takie ryzyko mogą powodować. Pełny wykaz tych czynności został opublikowany w Monitorze Polskim 2019 R. Poz. 666 https://monitorpolski.gov.pl/MP/2019/666.

Decyzja czy dana czynność będzie powodowała wysokie ryzyko naruszenia, w gruncie rzeczy należy od nas. W zależności od przyjętych zasad możemy uznać, że wysokie ryzyko będzie występowało wówczas, gdy co najmniej jedno kryterium będzie spełnione. We wspomnianym komunikacie PUODO stwierdza się, że „Co do zasady, przetwarzanie spełniające przynajmniej dwa z niżej wymienionych kryteriów będzie wymagać oceny skutków dla ochrony danych.” W istocie jednak decyzja należy do nas.

Oceny ryzyka dokonujemy w oknie edycji danej czynności przetwarzania w zakładce 6. Ocena ryzyka, jak pokazano poniżej.

Wyniki przeprowadzonej oceny ryzyka zobaczymy na liście czynności w kolumnie Ryzyko. Kolorami rozróżnione liczbę spełnionych kryteriów: 0 – zielony, 1 – pomarańczowy, >1 – czerwony. Dla przejrzystości dodatkowo podano także liczbę spełnionych kryteriów.

W kolumnie DPIA pokazano wynik oceny skutków DPIA oraz datę jego przeprowadzenia.

Po dokonaniu oceny czy ryzyko uznaliśmy za wysokie możemy przystąpić do oceny skutków dla ochrony danych.

Ocena skutków dla ochrony danych (DPIA)

W celu wykonania oceny skutków, wybieramy czynność z rejestru przetwarzania i klikamy w ikonkę DPIA znajdującą się w kolumnie DPIA lub z głównego menu po lewej stronie wchodzimy do modułu DPIA.

Po przejściu do modułu DPIA zobaczymy wykaz wszystkich inspekcji, które zostały już przeprowadzone, jak również możemy dodać nową, klikając w znak + na górze.

Wynik przeprowadzonych analiz wskazuje datę przeprowadzenia inspekcji a wartość zróżnicowano kolorami.

Tworząc nową inspekcję podajemy nazwę naszej inspekcji, wybieramy czynność lub wiele czynności, podajemy daty rozpoczęcia / zatwierdzenia oraz osoby przeprowadzające dane sprawdzenie.

Następnie przechodzimy do sekcji Zgodność przetwarzania i oceniamy poszczególne czynniki, decydujące o zgodności przetwarzania z prawem i zawierające informacje o niezbędności przetwarzania oraz czy jest ono proporcjonalne do celów przetwarzania, co jest wymogiem określonym w ust. 7 art. 35 RODO.

Dodatkowo do każdego kryterium możemy dodać komentarz, klikając w ikonkę ołówka po prawej stronie.

W kolejnym kroku możemy przystąpić do oceny ryzyka.

Ocenę ryzyka przeprowadzamy dla trzech grup ryzyka:

• Poufności danych, czyli ryzyko nieupoważnionego dostępu do danych
• Integralności danych, czyli ryzyko niepożądanej modyfikacji danych
• Dostępności danych, czyli ryzyko przypadkowego lub niezgodnego z prawem usunięcia danych

Wartość ryzyka oceniamy jako iloczyn wartości skutków dla ochrony i prawdopodobieństwo jego wystąpienia. W IOD Inspektor przyjęto 3-stopniową skalę: 1 – niskie, 2 – średnie, 3 – wysokie.

W IOD Inspektor oceny tej dokonujemy w zakładce Ocena ryzyka.

Najpierw określamy ocenę (wartość) skutków, wybierając jedną z 3 opcji (niskie, średnie, wyskie).

Następnie określamy prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka.

Mamy tu do dyspozycji 2 opcje:

• Opcja szybka – prawdopodobieństwo wystąpienia (zbiorczo)
• Opcja szczegółowa – szczegółowa ocena prawdopodobieństwa wystąpienia

Przy wybraniu opcji szczegółowej, wyświetlona zostanie lista konkretnych zagrożeń, dla których indywidualnie prawdopodobieństwo zostanie określone. Dla każdej grupy ryzyka określone odrębe listy potencjalnych zagrożeń.

Procedurę tę przeprowadzamy dla wszystkich 3 grup ryzyka: poufności, integralności i dostępności

Po zakończeniu procedury uzyskujemy wynik końcowy wyliczony jak na matrycy wskazanej powyżej. Ogólna ocena ryzyka jest natomiast oceną zbiorczą wyliczoną w ten sposób, że jest ona równa najwyższej wartości ryzyka uzyskanej w poszczególnych grupach ryzyka.

Ostatnim etapem procedury jest wskazanie sposobów postępowania z ryzykiem w poszczególnych grupach. Mamy do wyboru 3 wartości:

• akceptacja,
• wymagane są zmiany,
• wymagane są natychmiastowe zmiany

Określamy jaką decyzję podejmujemy odnośnie sposobu postępowania z ryzykiem i opisujemy szczegółowe zalecenia dla poszczególnych grup ryzyka.

Dodatkowo w zakładce Powiązane pliki możemy podłączyć dodatkowe załączniki zawierające np. bardziej szczegółowe informacje, protokoły, zdjęcia itp.

Na zakończenie uzyskujemy raport z procedury DPIA dla czynności, które zostały nią objęte.

Warto zwrócić uwagę, że Szczegóły czynności takie jak cel przetwarzania, kategorie osób, podstawa prawna nie były przez nas edytowane. Zostały one automatycznie skopiowane z informacji znajdujących się w rejestrze czynności. Informacje te są prezentowane oddzielnie dla każdej czynności.

Kolejnym ułatwieniem w IOD Inspektor jest linkowanie elementów powiązanych. W tym przypadku będą to osoby, programy i incydenty. Dzięki temu jednym kliknięciem możemy przenieść się do szczegółów danego elementu.

W dalszej części raportu znajdujemy wynik przeprowadzonej analizy.

Artykuł Jak przeprowadzić analizę ryzyka i ocenę skutków dla ochrony danych (DPIA) pochodzi z serwisu Program dla IOD - IOD Inspektor.

Import użytkowników odbywa się z pliku CSV (UTF8) bez nagłówków w formacie:

Email1;imię1;nazwisko1;stanowisko1
Email2;imię2;nazwisko2;stanowisko2
…
EmailN;imięN;nazwisko1;stanowiskoN

Należy użyć kodowania znaków UTF8. Separatorem pól jest średnik, natomiast kolejnych użytkowników znak nowej linii i karetka powrotu „\r\n„.

Po kliknięciu w przycisk „Importuj użytkowników” pokaże się takie okienko. Należy kliknąć „Wybierz plik” i wskazać plik, który chcemy zaimportować.

Po chwili powinna pojawić się lista rekordów do zaimportowania.

Zaznaczając checkbox po lewej stronie wybieramy użytkowników do zaimportowania lub wszystkich poprzez zaznaczenie checkboxa Email. Są dwie możliwe role: subskrybent lub subskrybent/odbiorca dokumentów. Pierwszy umożliwa tylko czytanie bloga firmowego, drugi natomiast może także przeglądać dokumenty zaadresowane do niego.

Po zakończonym imporcie otrzymujemy potwierdzenie OK przy każdym z wierszy. Jeśli jakiś użytkownik jest już zarejestrowany w systemie, to pojawi się informacja „Email już istnieje w systemie!”

Artykuł JAK ZAIMPORTOWAĆ UŻYTKOWNIKÓW (pracowników) Z PLIKU CSV pochodzi z serwisu Program dla IOD - IOD Inspektor.