Jak uzyskać elektroniczne potwierdzenie zapoznania się z polityką i procedurami

15 paź Jak uzyskać elektroniczne potwierdzenie zapoznania się z polityką i procedurami

Niniejszy wpis nawiązuje do opublikowanego ostatnio materiału o sposobie organizacji szkoleń dla pracowników i współpracowników.

Jak się okazuje, w wielu przedsiębiorstwach poza typowymi szkoleniami występuje często konieczność rejestrowania faktu zapoznania się przez pracowników z obowiązującymi procedurami i politykami.

Jest to szczególnie ważne w obecnych czasach, gdy wiele osób pracuje zdalnie i odbieranie papierowych, osobiście podpisanych dokumentów może być problematyczne. Przy użuciu modułu Dokumentu możemy łatwo opublikować dowolne procedury, polityki lub materiały szkoleniowe, a użytkownicy potwierdzą zapoznanie się z nimi poprzez akceptację dokumentu.

IOD Inspektor pozwala łatwo osiągnąć ten efekt z wykorzystaniem modułu Dokumenty.

Poniżej omówimy:

1. W jaki sposób opublikować informacje o obowiązujących politykach i procedurach. Jak zamieścić informacje dodatkowe, jak np. materiały szkoleniowe, prezentacje, poradniki video.
2. Jak poinformować zainteresowanych o miejscu publikacji oraz odebrać od nich poświadczenie o zapoznaniu się i zobowiązanie do przestrzegania obowiązujących zasad.

Publikacja procedur i polityk lub innych ważnych informacji

W tym celu wykorzystamy standardową funkcjonalność WordPressa polegającą na tworzeniu wpisów (postów) lub stron.

Jest to opcja, którą możemy pominąć jeśli tworzymy zwykły dokument, którego fakt akceptacji chcemy zarejestrować. W takim przypadku można od razu przejść do kolejnej sekcji „Poinformowanie pracowników i odebranie oświadczeń o zapoznaniu się„.

1. Warto uprzednio utworzyć specjalną kategorię dla tego typu wpisów. Ja nazwałem ją „Polityki i procedury”. Ułatwi to późniejsze zarządzanie wpisami w tej kategorii. Opcjonalnie można także utworzyć podkategorie w których będziemy publikować wpisy dotyczące określonych obszarów. Dla przykładu: Ochrona danych osobowych, Cyber-bezpieczeństwo, Polityka haseł, itp. Dobrym pomysłem wydaje się także stworzenie podkategorii Archiwum, gdzie będziemy w przyszłości przenosić nieaktualne wersje polityk. Kokpit WP > Wpisy > Kategorie
   
2. Tworzenie dokumentu – wpisu – artykułu. Z panelu administracyjnego wybieramy Wpisy > Dodaj nowy
3. Tworzymy dokument nadając tytuł i tworząc treść oraz umieszczamy wpis w określonej kategorii. Dokument tworzymy w zależności od celu i potrzeb. Korzystając ze standardowych funkcji WP poza samym tekstem, możemy opublikować obrazki, pliki video oraz linki do innych wpisów, np. bardziej szczegółowych polityk umieszczonych w podkategoriach.
4. Publikujemy artykuł.
5. Artykuł został opublikowany na stronie głównej Start.
6. Opcjonalnie można również utworzyć pozycję Menu, czyli stronę grupującą wpisy z danej kategorii. W tym celu w panelu administracyjnym WP wybieramy Wygląd > Menu > Kategorie > wybieramy kategorię i zapisujemy menu.
7. Opcjonalnie można również utworzyć pozycję w pasku boczny używając do tego Widżetów. W tym celu w panelu administracyjnym WP wybieramy Wygląd > Widgety > Kategorie LUB np. tworzymy widget tekstowy, do którego wklejamy linki do artykułów. W celu umieszczenia widgetu łapiemy go myszką z listy po lewej i opuszczamy w obszarze wysuwany sidebar. Uwaga: w razie problemów z edycją widżetów polecamy zainstalowanie bezpłatnej wtyczki Classic Widgets.
8. W ten sposób opublikowaliśmy artykuł, do którego będziemy linkować i pobierać oświadczenia pracowników o zapoznaniu się, o czym w dalszej części.

Poinformowanie pracowników i odebranie oświadczeń o zapoznaniu się – akceptacji

W tym celu posłużymy się funkcjonalnością Dokumenty aplikacji IOD Inspektor.

Tworzenie szablonu:

1. Dokument możemy stworzyć ad-hoc lub wykorzystać szablon.
2. W celu stworzenia szablonu w aplikacji IOD Inspektor przechodzimy do menu Ustawienia (może wystąpić konieczność ponownego zalogowania się) > następnie wybieramy Szablony > klikamy znak „+” w celu utworzenia nowego szablonu.
3. Tworzymy szablon dokumentu. Dobrym pomysłem jest umieszczenie szablonu w odpowiedniej kategorii, co uporządkuje zbiór szablonów.
4. W szablonie (a także w dokumencie) mamy do wykorzystania szereg skrótów („WSTAW SKRÓT >>”, które po wstawieniu wypełnią się danymi automatycznie. W naszym przypadku najważniejszym będzie skrót wstawiający przycisk akceptacji: [accept_button label=”dowolny_tekst_guzika”]. Jego kliknięcie przez adresata zmieni status dokumentu na zaakceptowany.
5. Po zakończeniu klikamy ZAPISZ I ZAKOŃCZ (prawy górny róg)

Tworzenie dokumentu

1. W celu utworzenia właściwego dokumentu, przechodzimy do menu Dokumenty a następnie wybieramy znak „+” w celu utworzenia nowego dokumentu.
2. Tworzymy dokument:
   • Tytuł (w tym przypadku tytuł został nadany zgodnie z tytułem artykułu, który utworzyliśmy w poprzedniej części)
   • WAŻNE Typ dokumentu: Inny
   • Okres ważności: wybieramy datę od kiedy ma obowiązywać
   • Koniec obowiązywania: pozostawiamy bezterminowo lub wskazujemy datę końca gdy jest ona znana
   • Wybieramy odbiorców (zasoby, czynności, kategorie zostawiamy puste, ponieważ nie mają one zastosowania w tym przypadku)
   • Wczytujemy uprzednio przygotowany szablon
   • Edytujemy treść dokumentu wg uznania
   • W treści umieściłem link do artykułu na blogu, utworzonego poprzednio, zawierającego szczegółowe informacje, odnośniki do innych artykułów, materiały szkoleniowe, itp.
   • W ustawieniach zaawansowanych możliwe jest dodanie załączników i przypisanie do kategorii dokumentów.
   • Po zakończeniu klikamy ZAPISZ I ZAKOŃCZ (prawy-górny róg)
     
   • Do wyboru mamy: WRÓĆ DO EDYCJI – powrót do edycji, ZAPISZ I ZAKOŃCZ – dokument nie zostanie wysłany, ale będzie zapisany w sekcji Szkice, GENERUJ PODGLĄD – podgląd dokumentu, WYŚLIJ – utworzenie dokumentu lub serii dokumentów jeśli wskazano więcej niż jednego odbiorcę.
3. Po wysłaniu dokument pojawi się w liście dokumentów ze statusem „Oczekuje”, co oznacza, że adresat dokumentu jeszcze go nie zaakceptował.
4. Wysłanie dokumentu spowoduje również wysłanie email do odbiorcy dokumentu, informującego o dokumencie oczekującym na akceptację.
5. Zaakceptowanie dokumentu spowoduje zmianę statusu dokumentu oraz informacja ta zostanie odnotowana w jego treści. Wpisana zostanie data kaceptacj, imię i nazwisko użytkownika oraz jego pseudonim w systemie i adres IP.
6. Dodatkowo dokument pojawi się na karcie użytkownika w sekcji Dokumenty.