Jak zorganizować szkolenie dla pracowników zdalnie

14 paź Jak zorganizować szkolenie dla pracowników zdalnie

Organizacja szkoleń dla pracowników

Do organizowania szkoleń pracowników służy moduł SZKOLENIA.

Obejmuje on następujące funkcje:

• Zaplanowanie szkolenia
• Wysłanie zaproszeń email do uczestników
• Przeprowadzenia szkolenia
• Zarejestrowanie uczestników w formie listy obecności
• Wygenerowanie certyfikatów odbycia szkolenia do wysłania email lub do wydrukowania

ZAPLANOWANIE SZKOLENIA

1. Przechodzimy do modułu Szkolenia i klikamy znak „+” w celu utworzenia nowego szkolenia.
   
   
2. Wprowadzamy dane podstawowe:
   • Tytuł szkolenia
   • Prowadzący – wybór z listy użytkowników zdefiniowanych w systemie lub wpisanie danych osoby spoza listy
   • Określamy miejsce szkolenia, np. sala konferencyjna lub szkolenie on-line
   • Opis szkolenia – w tym miejscu podajemy informacje dodatkowe. Jeśli chcemy, aby w mailu z informacją dla uczestników znalazły się informacje dodatkowe, z którymi powinien się on zapoznać, to warto tu umieścić np. link do artykułu lub materiałów szkoleniowych.
     
     
3. Dodajemy uczestników
   • Przechodzimy do zakładki 2. Uczestnicy, klikamy znak + i wybieramy z listy osoby (grupę lub pojedyncze osoby), które wezmą udział w szkoleniu i klikamy „Wybierz”.
     
     
4. Podłączamy ewentualne załączniki – np. materiały szkoleniowe. Uwaga: zamiast dodawania załączników warto rozważyć stworzenie opisu szkolenia w formie artykułu WordPress, gdzie możemy opublikować wszystkie informacje, wstawić linki, zdjęcia czy pliki video.
   • Wybieramy plik z dysku i klikamy „Wgraj plik na serwer”. Po zakończeniu klikamy „Zapisz”.
     
     
5. Po zakończeniu utworzone szkolenie pojawia się na liście ze statusem „Oczekuje”
   
   

WYSŁANIE ZAPROSZEŃ DO UCZESTNIKÓW

System wyśle zaproszenia do wybranych osób na adres email zdefiniowany w ustawieniach Użytkowników.

1. Ustawienie szablonu zaproszenia

Treść zaproszenia (szablon) ustawiamy w panelu administracyjnym WP Konfiguracja IOD > Powiadomienia > Treść zaproszenia na szkolenie.

Do wykorzystania mamy skróty, które wstawione do treści zaproszenia zostaną automatycznie wypełnione informacjami określonymi w danych podstawowych szkolenia. Do dyspozycji mamy:

• [title] – tytuł szkolenia
• [description] – opis szkolenia
• [recipient] – imię i nazwisko uczestnika
• [lecturer] – imię i nazwisko prowadzącego
• [date] – planowana data szkolenia
• [place] – miejsce szkolenia

2. Wysyłka zaproszeń do uczestników

Z karty szkolenia klikamy w symbol koperty, co spowoduje wysłanie zaproszeń do uczestników szkolenia. Treść wiadomości zostanie wypełniona szczegółowymi danymi, które zdefiniowaliśmy w szablonie.

Na liście uczestników w kolumnie data wysłania zaproszenia pojawi się data wysyłki a uczestnicy otrzymają powiadomienie email:

PRZEPROWADZENIE SZKOLENIA

Po przeprowadzeniu szkolenia rejestrujemy w systemie datę jego przeprowadzenia.

W tym celu klikamy w ikonę kalendarza i podajemy datę.

Status szkolenia ulegnie zmianie i zapisana zostanie data szkolenia.

Następnie sprawdzamy obecność uczestników poprzez zmianę statusu w kolumnie Obecny na Liście obecności (domyślnie status nieobecny).

LISTA OBECNOŚCI

1. Pobranie listy obecności w formie pliku CSV lub do wydruku
   • Klikamy w guzik „Eksportuj” lub „Pobierz do wydruku”, co spowoduje zapisanie pliku na dysku.

CERTYFIKAT ODBYCIA SZKOLENIA

1. Szablon certyfikatu modyfikujemy w panelu administracyjnym WP Konfiguracja IOD > Powiadomienia > Treść dyplomu szkoleniowego. Do dyspozycji mamy skróty, które wypłnią się treścią automatycznie:
   • [title] – tytuł szkolenia
   • [description] – opis
   • [recipient] – odbiorca
   • [lecturer] – prowadzący
   • [date] – planowana data szkolenia
   • [training_date] – data przeprowadzenia szkolenia
   • [place] – miejsce szkolenia

2. Wysłanie certyfikatu email nastąpi poprzez kliknięcie w ikonę certyfikatu i zmieni się data w kolumnie Data wydania certyfikatu.

3. Uczestnicy otrzymają certyfikat odbycia szkolenia mailem.

4. Pobranie dokumentu certyfikatu (zbiorczo) do wydruku nastąpi po kliknięciu ikony drukarki, jak pokazano powyżej.