System pozwala na generowanie upoważnień bezpośrednio z programu. Upoważnienia mogą dotyczyć określonych czynności przetwarzania, programów czy zbiorów. Rejestr upoważnień pozwala na łatwy podgląd wydanych upoważnień oraz automatyczne anulowanie upoważnień. Ponadto, w systemie możemy generować inne, dowolne typy dokumentów. Np. różnego rodzaju oświadczenia, w tym oświadczenia o zapoznaniu się z obowiązującymi procedurami czy politykami. Więcej o tym pisaliśmy tutaj: Jak uzyskać elektorniczne potwierdzenia zapoznania się z treścią dokumentu. Umieszczenie w dokumencie przycisku akceptacji pozwoli zarejestrować datę przyjęcia treści dokumentu do wiadomości.

W systemie IOD Inspektor możemy zapisać nieograniczoną liczbę szablonów dokumentów, w tym także upoważnień i przypisać je do różnych kategorii. Elementy dynamiczne określone w szablonie wypełniają się automatycznie w czasie generowanie dokumentu.

Upoważnienia mogą być wydane indywidualnie dla pojedynczych pracowników, jak i dla wielu z nich jednocześnie. Wygodną funkcją jest generowanie upoważnień dla całych grup lub działów, czyli osób o identycznym zakresie upoważnień.

Dokumenty generowane z systemu mogą być wyposażone w przycisk akceptacji treści dokumentu dzięki czemu możemy wymusić na pracowniku obowiązek potwierdzenia zapoznania się z treścią i śledzić stan dokumentu. Dokumenty bez podpisu otrzymują automatycznie status „Zaakceptowany”.

Program wspiera prowadzenie Rejestru Czynności Przetwarzania (RCP) zgodnie z wytycznymi UODO. Rejestr zawiera wszystkie elementy, obowiązkowe, jak i dobrowolne, określone przez UODO i pozwala na stworzenie raportu identycznego jak zaproponowany przez urząd ochrony.

Jest to funkcjonalność, która umożliwia określenie czy dana czynność przetwarzania spełnia warunki tzw. wysokiego ryzyka, które nakazuje przeprowadzenie kompletnego DPIA. W module zawarto 12 kryteriów wysokiego ryzyka określonych przez UODO, ale możliwe jest także dodanie własnych. W przypadku zakwalifikowania czynności do grupy wysokiego ryzyka, możemy przeprowadzić szczegółową analizę ryzyka dla pojedynczej czynności lub grupy, zgodnie z zaleceniami PUODO. Więcej o tym: Analiza ryzyka i ocena skutków DPIA

W tej części systemu uprawnieni pracownicy mogą odnotowywać wszelkie incydenty związane z ochroną danych. Moduł umożliwia śledzenie obsługi incydentu oraz zawiera wszystkie elementy określone w przepisach, takie jak np. powiadomienie organu nadzorczego czy określenie konsekwencji.

Dzięki tej funkcjonalności możemy wykazać się rzeczywistym zaangażowaniem pracowników w proces przetwarzania danych. Moduł umożliwia planowanie szkoleń, zapraszanie uczestników, prowadzenie listy obecności, udostępnianie materiałów oraz generowanie certyfikatów. Więcej informacji o sposobie organizowania szkoleń w IOD Inspetor można znaleźć tutaj: Jak organizować zdalne szkolenia dla pracowników

IOD Inspektor wspomaga prowadzenie rejestru wszystkich pracowników. Mogą oni zostać przypisani do różnych grup, np. działów. Rozwiązanie to znacznie ułatwia zarządzanie pracownikami, ich przeglądanie oraz pozwala na automatyczne generowanie upoważnień dla całych grup czy działów.

Funkcja pozwala na zbudowanie drzewiastej struktury miejsc i lokalizacji oraz przypisania do nich stosowanych środków bezpieczeństwa. Lokalizacje możemy określić na dowolnym poziomie, np. miasto – budynek – piętro – pokój. Do lokalizacji możemy także przypisać jej funkcję.

Wykaz podmiotów współpracujących wraz z informacją, któremy podmiotowi powierzono przetwarzanie danych osobowych lub przekazano dane. Informacje te pozostają w relacji do czynności przetwarzania. Dzięki temu możliwe jest przeskoczenie od podmiotu do konkretnej czynności, z którą jest on powiązany i odwrotnie.

System umożliwia prowadzenie kompletnej listy wszystkich programów oraz innych zasobów (zbiory papierowe, nośniki danych). Dla każdego zasobu możemy określić stosowane zabezpieczenia oraz miejsce ich przetwarzania. Zasoby mogą być łączone z konkretnymi czynnościami RCP.

IOD Inspektor umożliwia integrację z kontrolerem domeny Microsoft Active Directory, co pozwala na automatyczne zarejestrowanie w systemie pracowników tam zdefiniowanych i ich okresową aktualizację. Kolejną korzyścią jest stosowanie single-sign-on, dzięki czemu osoba loguje się automatycznie.

Strona startowa systemu jest to miejsce, w którym mogą być publikowane ważne informacje dla pracowników w formie bloga. Administrator i redaktorzy mogą zamieszczać tam artykuły, pliki graficzne lub video. Autor decyduje o widoczności danego wpisu.