16 lip Program dla Inspektora Ochrony Danych do pracy zdalnej
W tym trudnym dla wszystkich czasie pandemii koronawirusa wielu z nas dobitnie przekonało się czy nasza organizacja i biznes są gotowe na lock-down. Dla wielu branż to oczywiście trudny czas. Część z nich ucierpiała w sposób wyraźny, jak np. hotelarstwo, turystyka czy transport. Są również branże, dla których ten czas kryzysu okazał się szansą na rozwój, jak chociażby firmy kurierskie, paczkomaty czy handel internetowy.
Niezależnie od wszystkiego, firmy, które były lepiej przygotowane technologicznie – dysponowały nowocześniejszymi narzędziami – wpływ trwającego kryzysu odczuły słabiej. Nikt nie ma wątpliwości, że tam, gdzie zastosowano lepsze rozwiązania, np. w obszarze e-commerce czy komunikacji, tam skutki spowolnienia gospodarczego miały mniejszy wpływ. Szczególnie ważne okazały się systemy oferujące możliwość pracy zdalnej i to nie tylko te służące do komunikacji, ale również rowiązania służące do zarządzania konkretnymi obszarami działalności.
A jak to się ma do pracy inspektorów ochrony danych? Być może nie jest to w tej chwili zagadnienie pierwszoplanowe, którym zajmują się menedżerowie i właściciele firm, ale niemniej ochrona danych osobowych nadal obowiązuje, a inspektorzy swoje obowiązki muszą wypełniać.
Jak pokazują doświadczenia wielu naszych klientów, w firmach i urzędach, gdzie wdrożono rozwiązanie IOD Inspektor, współpraca inspektorów IOD z administratorami danych odbywa się zdalnie, w sposób ciągły bez zakłóceń.
Wszystko to dzięki architekturze rozwiązania, która pozwala na instalację systemu na własnym serwerze lub u dowolnego dostawcy usług hostingowych. Poszczególne osoby, a więc inspektor IOD, administrator danych, służby informatyczne podmiotu czy pracownicy działu kadr mają dostęp online do wszystkich danych zawartych w systemie. Każdy z uczestników procesu zarządzania danymi osobowymi może realizować swoje zadania zdalnie, a pozostali widzą ich efekty.
Zdalne wystawianie upoważnień do przetwarzania danych
Uprawnione osoby mają aktualny wgląd w wystawione upoważnienia do przetwarzania danych oraz mogą wystawiać nowe upoważnienia lub deaktywować te nieaktualne.
Wystawienie upoważnienia jest niezwykle łatwe. Po pierwsze, w systemie możemy zdefiniować dowolną liczbę szablonów upoważnień. Po drugie, dane do treści upoważnienia zaczytują się automatycznie w miejscach, gdzie użyto określonych shortcode’ów.
W ten sposób takie informacje jak imię i nazwisko, dział, przedmiot upoważnienia czy daty wystawienia i obowiązywania zaczytują się automatycznie.
Znacznym ułatwieniem w zarządzaniu upoważnieniami jest możliwość seryjnego ich generowania dla większej liczby osób. Jest to szczególnie wygodne gdy, generujemy dokumenty upoważnień dla osób należących do tego samego działu, gdzie zakres ich upoważnień jest identyczny.
W systemie IOD Inspektor możemy upoważniać osoby do określonych zakresów przetwarzania danych osobowych, czyli:
- Upoważnienie do konkretnej czynności lub grupy czynności przetwarzania
- Upoważnienie do kategorii przetwarzania
- Upoważnienie do konkretnego programu/-ów lub innych zasobów (np. zbiorów papierowych)
Zdalne prowadzenie rejestru czynności
Jest to znaczne ułatwienie pracy zdalnej dla osób zajmujących się prowadzeniem rejestru czynności przetwarzania lub kategorii przetwarzania.
Upoważnione osoby – np. kierownicy działów – mogą dodawać nowe czynności lub edytować wcześniej przez siebie wprowadzone. Osoby z uprawnieniami administracyjnymi – np. IOD ma oczywiście wgląd w cały rejestr i pełne prawa do jego edycji.
Dzięki temu Inspektor Ochrony Danych pracujący zdalnie ma ciągły wgląd w proces ochrony danych osobowych bez konieczności fizycznej obecności.
Zdalne szkolenia
System IOD Inspektor wspomaga zdalne prowadzenie szkoleń dla pracowników i wspiera dokumentowanie całego procesu.
Dzięki modułowi Szkolenia możliwe jest:
- planowanie szkoleń
- zapraszanie uczestników za pośrednictwem poczty elektronicznej
- udostępnianie materiałów szkoleniowych
- prowadzenie listy obecności
- automatyczne generowanie certyfikatów odbycia szkolenia
Dzięki temu rozwiązaniu, inspektor ochrony danych lub inna osoba, ma możliwość zdalnego zarządzania całym procesem od zaplanowania szkolenia po jego przeprowadzenie.
IOD Inspektor rozwiązanie dla zdalnych IOD
System IOD Inspektor wydaje się być idealnym rozwiązaniem dla inspektorów świadczących swoje usługi zdalnie dla pojedynczego podmiotu lub dla grupy podmiotów.
Dzięki zastosowaniu technologii webowej, system może być zainstalowany na publicznym serwerze a dostęp do niego będą mieli tylko uprawnieni użytkownicy.
Administrator systemu może zdefiniować wiele organizacji i wszystkie je obsługiwać pod jednym adresem www. Dzięki temu inspektor może w łatwy i tani sposób stworzyć własną „chmurę”, co znacznie ułatwi jego pracę, a klientom pozwoli na ciągły dostęp do ich danych.